Làm ăn với người Việt, quan hệ thường đi trước hợp đồng: đối tác muốn biết bạn là ai, có đáng tin không, có ở lại lâu không, trước khi bàn sâu vào điều khoản. Các buổi gặp đầu vì thế nặng phần làm quen, có bữa ăn, có hỏi han chuyện ngoài lề, và quyết định thường nằm ở người đứng đầu chứ không phải người ngồi bàn trực tiếp với bạn. Hợp đồng vẫn quan trọng, nhưng nó ghi lại một quan hệ đã có, chứ không thay thế quan hệ.
Bài này viết cho người nước ngoài, Việt kiều và người Việt từ công ty nước ngoài chuyển sang làm việc với doanh nghiệp trong nước. Nó bàn phần ứng xử: chuẩn bị, gặp mặt, ăn uống, theo dõi, giữ mối. Kỹ thuật đàm phán, điều khoản hợp đồng, kiểm tra pháp lý đối tác là những việc chuyên môn cần luật sư và tư vấn, không nằm trong phạm vi bài.
Vì sao quan hệ đi trước
Trong nhiều năm, môi trường kinh doanh ở Việt Nam có những chỗ mà việc thực thi hợp đồng qua toà án tốn thời gian và chi phí, nhất là với doanh nghiệp nhỏ. Doanh nhân vì vậy dựa nhiều vào niềm tin cá nhân: làm ăn với người mình biết, hoặc người được người quen giới thiệu. Một đối tác giữ chữ tín qua nhiều năm có giá trị hơn mọi điều khoản phạt.
Niềm tin ấy được xây qua thời gian và qua những dịp không phải công việc: bữa ăn, chuyến thăm nhà máy, hỏi thăm gia đình, gặp lại nhiều lần. Đối tác người Việt quan sát xem bạn có kiên nhẫn không, có giữ lời trong việc nhỏ không, có tôn trọng người lớn tuổi trong công ty họ không. Những điều đó nói nhiều về bạn hơn bản giới thiệu công ty.
Điều này không có nghĩa là người Việt làm ăn cảm tính. Doanh nghiệp Việt ngày càng chuyên nghiệp, có pháp chế, có quy trình. Nhưng ở tầng quyết định, câu hỏi "người này có đáng tin không" vẫn thường được trả lời trước câu hỏi "giá có tốt không".
Trước buổi gặp đầu: giới thiệu, lịch hẹn và tài liệu
Đi qua người giới thiệu nếu có thể. Một lời giới thiệu từ người quen chung, hiệp hội ngành, phòng thương mại hay đối tác cũ mở cửa nhanh hơn nhiều so với email lạnh. Người giới thiệu cũng gián tiếp bảo đảm cho bạn, nên đối tác tiếp đón nghiêm túc hơn.
Hẹn trước nhưng sẵn sàng đổi lịch. Gửi lời hẹn sớm, xác nhận lại hôm trước và sáng hôm đó. Lịch có thể đổi sát giờ; giữ thái độ linh hoạt là được đánh giá cao.
Chuẩn bị tài liệu bằng tiếng Việt. Bản giới thiệu ngắn, hồ sơ năng lực bằng tiếng Việt, hoặc song ngữ, cho thấy bạn nghiêm túc với thị trường. Người quyết định ở doanh nghiệp Việt không phải ai cũng đọc tiếng Anh thoải mái.
Tìm hiểu ai sẽ có mặt. Hỏi người đầu mối danh sách người tham dự và chức vụ. Mang đủ danh thiếp, và cân nhắc đi cùng người có vai tương xứng với người đứng đầu bên kia.
Mang theo quà nhỏ. Một món quà mang dấu ấn công ty hay quê hương bạn, giá trị vừa phải, trao ở cuối buổi gặp đầu, là phép lịch sự được ưa.
Trong buổi gặp: danh thiếp, chỗ ngồi và những câu chuyện mở đầu
Buổi gặp thường bắt đầu bằng việc giới thiệu theo thứ tự vai vế, người cao nhất trước. Trao danh thiếp bằng hai tay, mặt chữ hướng về phía người nhận, kèm lời giới thiệu tên và chức vụ. Nhận danh thiếp cũng bằng hai tay, nhìn qua một lúc rồi đặt trước mặt trên bàn, không nhét ngay vào túi quần hay viết lên đó. Chỗ ngồi thường do chủ nhà xếp; khách chính ngồi đối diện người đứng đầu bên chủ.
Trà hoặc nước được mời ngay. Phần đầu buổi gặp là chuyện ngoài lề: chuyến đi có thuận lợi không, đã quen Việt Nam chưa, thích món ăn nào, gia đình thế nào. Đây không phải là phí thời gian, mà là phần đối tác đánh giá bạn. Đi thẳng vào giá cả ngay từ phút đầu có thể bị coi là vội vàng.
Người nói nhiều nhất bên đối tác chưa chắc là người quyết định. Nên quan sát xem ai được mọi người nhìn khi có câu hỏi khó, ai là người cuối cùng gật đầu. Dành sự kính trọng rõ ràng cho người đó, nhất là khi họ lớn tuổi, nhưng không bỏ quên những người còn lại, vì họ là người sẽ làm việc hằng ngày với bạn.
Bữa ăn, cà phê và những buổi tối ngoài giờ
Sau một hai buổi làm việc, đối tác thường mời một bữa ăn. Bữa ăn là nơi quan hệ tiến nhanh nhất: người ta nói chuyện thoải mái hơn, kể về gia đình, quê quán, và đôi khi những vướng mắc thật trong thương vụ chỉ được nói ra ở đây. Nhận lời mời ăn là điều nên làm; lần sau, khi đối tác sang thăm bạn hay khi có dịp hợp, mời lại.
Ở một số ngành và một số vùng, bữa ăn có rượu bia và văn hoá chúc rượu khá mạnh. Không uống thì nói rõ từ đầu, vì sức khoẻ, vì phải lái xe, hay vì lý do cá nhân. Nâng ly nước ngọt khi chúc vẫn giữ được không khí. Ép uống ngày càng bị coi là lạc hậu, và luật xử phạt nồng độ cồn khi lái xe rất nghiêm đã khiến nhiều doanh nhân Việt tự giảm uống.
Bữa ăn ngoài giờ không có nghĩa là thương vụ đã chốt. Một bữa vui vẻ là tín hiệu tốt về quan hệ, nhưng bạn vẫn cần những bước xác nhận bằng văn bản sau đó. Ngược lại, một đối tác chưa mời ăn sau nhiều lần gặp có thể là đang giữ khoảng cách, đáng để hỏi người giới thiệu xem có vướng gì.
Những khác biệt hay gây hiểu lầm
Phần lớn hiểu lầm giữa đối tác nước ngoài và doanh nghiệp Việt không phải vì ai sai, mà vì hai bên đọc cùng một tín hiệu theo hai cách. Bảng dưới gom những tình huống hay gặp.
| Tình huống | Người mới thường hiểu | Thường có nghĩa là |
|---|---|---|
| Đối tác nói "để anh xem lại" | Đang cân nhắc, sắp đồng ý | Còn vướng, có thể là chưa muốn |
| Họp xong không có quyết định | Bên kia thiếu chuyên nghiệp | Người quyết định chưa có mặt hoặc cần bàn nội bộ |
| Đối tác hỏi chuyện gia đình, tuổi tác | Hỏi quá riêng tư | Đang làm quen, xác định cách xưng hô |
| Lịch họp đổi sát giờ | Không tôn trọng | Có việc đột xuất ở cấp trên, chuyện thường |
| Đối tác muốn gặp trực tiếp thay vì gọi video | Mất thời gian | Muốn đánh giá con người, xây quan hệ |
| Hợp đồng ký rồi vẫn xin điều chỉnh | Không giữ lời | Coi hợp đồng là khung, quan hệ là để linh hoạt; cần bàn rõ |
Dòng cuối là chỗ cần tỉnh táo nhất. Hiểu đối tác không có nghĩa là chấp nhận mọi điều chỉnh. Nói rõ ngay từ đầu những điều khoản bạn không thể thay đổi, và giải thích lý do, sẽ đỡ va chạm hơn là cứng rắn khi việc đã xảy ra.
Ngôn ngữ và phiên dịch: đừng để người dịch thành người đàm phán
Nhiều buổi làm việc giữa đối tác nước ngoài và doanh nghiệp Việt đi qua phiên dịch. Người phiên dịch giỏi không chỉ chuyển chữ mà còn chuyển giọng: biến câu nói thẳng của bạn thành câu nói mềm hơn cho người Việt nghe, và ngược lại. Điều đó có ích, nhưng cũng có rủi ro: những lời từ chối khéo của đối tác có thể được dịch thành "họ sẽ xem xét", và bạn ra về tưởng việc đang tiến triển.
Cách làm an toàn là gặp người phiên dịch trước buổi họp để nói rõ mục tiêu, thuật ngữ và những điểm bạn cần nghe chính xác. Sau buổi họp, hỏi người phiên dịch cảm nhận của họ về thái độ của đối tác, vì họ đọc được những tín hiệu mà bạn bỏ lỡ. Với thương vụ quan trọng, dùng phiên dịch của chính bên mình thay vì nhờ người của đối tác.
Học vài câu tiếng Việt cơ bản để chào hỏi, cảm ơn, nâng ly có tác dụng lớn hơn bạn nghĩ. Người Việt rất quý đối tác nước ngoài chịu khó nói tiếng Việt, dù chỉ vài câu, và điều đó thường được nhắc lại trong các bữa ăn sau.
Người đại diện và đội ngũ tại chỗ
Doanh nghiệp nước ngoài làm ăn lâu dài ở Việt Nam thường thấy rằng một người đại diện hay quản lý người Việt đáng tin là tài sản lớn nhất. Người đó hiểu cả hai bên, giữ quan hệ hằng ngày với đối tác, đọc được những điều không nói ra. Chọn người đại diện vì quan hệ rộng mà không kiểm tra năng lực và sự minh bạch là rủi ro; chọn người giỏi chuyên môn mà không biết giữ quan hệ cũng khó thành.
Đối tác Việt sẽ dần làm việc với người đại diện nhiều hơn với bạn, nên hãy giới thiệu người đó một cách trang trọng, cho thấy họ có thẩm quyền thật. Nếu đối tác cảm thấy mọi việc vẫn phải chờ ý kiến từ nước ngoài, họ sẽ tìm cách bỏ qua người đại diện để liên hệ thẳng với bạn.
Cuối cùng, sự hiện diện của chính người đứng đầu vẫn có ý nghĩa. Những chuyến thăm định kỳ của lãnh đạo cấp cao, dù ngắn, cho đối tác thấy công ty coi trọng thị trường Việt Nam và coi trọng họ.
Giữ mối sau khi đã làm ăn
Thương vụ đầu tiên chỉ là bắt đầu. Đối tác Việt đánh giá bạn tiếp qua cách bạn giữ quan hệ sau đó:
- Thăm hỏi ngoài công việc. Một tin nhắn chúc mừng khi công ty đối tác có dịp vui, lời hỏi thăm khi họ có chuyện, quà nhỏ dịp Tết Nguyên đán cho thấy bạn coi trọng quan hệ chứ không chỉ đơn hàng.
- Gặp lại trực tiếp định kỳ. Dù việc chạy tốt qua email, một chuyến thăm mỗi năm giữ cho quan hệ ấm. Người Việt nhớ người đã đến tận nơi.
- Giải quyết vướng mắc riêng trước, chính thức sau. Khi có trục trặc, gọi điện hay gặp riêng người đầu mối trước khi gửi văn bản chính thức. Văn bản cứng rắn ngay lập tức có thể bị hiểu là muốn cắt đứt.
- Giới thiệu lại. Giới thiệu đối tác cho người khác trong mạng lưới của bạn là cách đáp lễ được quý nhất trong làm ăn.
- Giữ lời trong việc nhỏ. Gửi tài liệu đúng hẹn, trả lời đúng hạn, thanh toán đúng kỳ. Chữ tín được xây từ những việc nhỏ lặp lại.
Câu hỏi thường gặp
Gặp đối tác người Việt lần đầu có nên bàn giá ngay không?
Thường không nên vào giá ngay phút đầu. Dành thời gian giới thiệu, hỏi han, tìm hiểu nhu cầu của đối tác trước. Giá có thể được nêu ở cuối buổi gặp hoặc ở lần gặp sau, khi hai bên đã hiểu nhau hơn. Mỗi ngành mỗi khác, hỏi người giới thiệu để biết nhịp.
Có cần dịch tài liệu sang tiếng Việt khi làm việc với doanh nghiệp Việt không?
Rất nên, ít nhất là bản giới thiệu và các điểm chính của đề xuất. Nhiều người quyết định ở doanh nghiệp trong nước đọc tiếng Việt thoải mái hơn. Hợp đồng song ngữ cần ghi rõ bản nào có giá trị ưu tiên khi có khác biệt, và nên được luật sư xem.
Làm sao biết ai là người quyết định ở doanh nghiệp đối tác?
Hỏi thẳng người đầu mối về quy trình phê duyệt là bình thường. Trong buổi gặp, để ý ai được mọi người nhìn khi có câu hỏi khó. Ở doanh nghiệp gia đình, người quyết định có thể là chủ doanh nghiệp dù không có mặt ở các buổi làm việc.
Đối tác mời ăn tối mà không uống rượu bia thì có ảnh hưởng không?
Không đáng kể nếu bạn nói rõ từ đầu và vẫn tham gia vui vẻ. Nâng ly nước ngọt khi chúc, ăn cùng, trò chuyện là đủ. Doanh nhân Việt ngày càng quen với đối tác không uống. Từ chối giữa chừng sau khi đã uống vài ly mới dễ gây khó xử.
Người Việt có coi trọng hợp đồng không?
Có, và doanh nghiệp Việt ngày càng chuyên nghiệp về pháp lý. Điểm khác là nhiều người coi hợp đồng là khung, còn quan hệ là nơi xử lý những thay đổi phát sinh. Thống nhất rõ từ đầu những điều không thay đổi được, và luôn xác nhận thay đổi bằng văn bản.