Theo Luật Cư trú 2020, khi có người đến ở lại qua đêm hoặc nhiều ngày ở một chỗ không phải nơi thường trú hay tạm trú của họ, chủ hộ hoặc người đang quản lý chỗ ở phải thông báo lưu trú với công an cấp xã. Cách làm phổ biến nhất hiện nay là khai trên ứng dụng VNeID hoặc cổng dịch vụ công, mất vài phút. Người ở từ 30 ngày trở lên thì chuyển sang đăng ký tạm trú. Khách là người nước ngoài thì theo một quy định riêng, gọi là khai báo tạm trú, chặt chẽ hơn về thời hạn.
Phần lớn người Việt ở thành phố từng nghe chuyện "khai báo tạm vắng, tạm trú" nhưng ít người phân biệt rõ ba khái niệm: lưu trú, tạm trú và khai báo tạm trú cho người nước ngoài. Bài này đi qua từng tình huống thường gặp trong một gia đình: bố mẹ dưới quê lên chơi, bạn bè ngủ lại, cho thuê phòng ngắn ngày, người nước ngoài ở nhờ. Chi tiết thủ tục đăng ký tạm trú, thường trú thuộc về các trang chuyên về cư trú; ở đây chỉ giữ phần mà ai cũng cần biết để không làm sai.
Lưu trú, tạm trú, khai báo tạm trú: phân biệt nhanh
Ba khái niệm hay bị dùng lẫn. Bảng dưới đặt cạnh nhau những điểm khác biệt chính theo Luật Cư trú 2020 và luật về nhập cảnh, cư trú của người nước ngoài.
| Khái niệm | Áp dụng cho | Khi nào | Ai làm |
|---|---|---|---|
| Thông báo lưu trú | Công dân Việt Nam ở lại nơi khác ngắn ngày | Từ khi đến ở lại, dưới 30 ngày | Chủ hộ, người quản lý chỗ ở; nếu họ vắng thì người đến ở tự thông báo |
| Đăng ký tạm trú | Công dân Việt Nam sống ở nơi khác để làm việc, học tập | Ở từ 30 ngày trở lên | Chính người tạm trú, có xác nhận đồng ý của chủ chỗ ở |
| Khai báo tạm trú | Người nước ngoài | Mỗi lần nghỉ lại một nơi | Cơ sở lưu trú hoặc chủ nhà nơi người nước ngoài ở |
Điểm hay bị bỏ qua: thông báo lưu trú là nghĩa vụ của chủ chỗ ở trước tiên, không phải của khách. Nếu bạn để người thân ở lại mà không thông báo, người chịu trách nhiệm khi bị kiểm tra là bạn. Với khách nước ngoài, nghĩa vụ khai báo cũng đặt lên chủ nhà hay cơ sở lưu trú.
Thời điểm phải thông báo và vì sao có quy định này
Luật Cư trú quy định việc thông báo lưu trú thực hiện trước 23 giờ của ngày bắt đầu lưu trú; nếu người đến sau 23 giờ thì thông báo trước 8 giờ sáng hôm sau. Thời gian lưu trú khai theo thoả thuận giữa chủ nhà và người đến, có thể là một đêm hay vài tuần nhưng dưới 30 ngày. Nếu khách ở lâu hơn dự tính, chỉ cần thông báo lại với thời gian mới.
Người Việt lớn tuổi nhớ thời kỳ công an khu vực đi kiểm tra hộ khẩu ban đêm, nên quy định này đôi khi gợi cảm giác nặng nề. Thực tế ngày nay, nó phục vụ việc nắm dân cư ở khu đông người, hỗ trợ tìm người khi có tai nạn, thiên tai, và là một lớp phòng ngừa với người đang bị truy nã lẩn trốn. Ở khu chung cư, ban quản lý thường nhắc cư dân khai báo khi có khách ở lại, vì toà nhà cũng có trách nhiệm phối hợp với công an phường.
Mức độ kiểm tra khác nhau tuỳ nơi. Khu trọ đông công nhân, khu gần cửa khẩu, khu có nhiều căn hộ cho thuê ngắn ngày thường được kiểm tra kỹ hơn khu dân cư ổn định. Dù ở đâu, khai đúng mất vài phút trên điện thoại, còn không khai thì có thể bị xử phạt hành chính theo quy định về trật tự cư trú.
Khai thông báo lưu trú trên VNeID từng bước
Đây là cách nhanh nhất cho hộ gia đình. Tên các mục có thể đổi theo phiên bản ứng dụng, nhưng thông tin cần nhập thì như nhau.
- Chủ hộ hoặc người đang quản lý chỗ ở đăng nhập VNeID tài khoản mức 2.
- Vào mục thủ tục hành chính, chọn khai báo cư trú rồi chọn thông báo lưu trú.
- Chọn cơ quan tiếp nhận là công an cấp xã, phường nơi có chỗ ở. Sau sáp nhập 2025, không còn công an cấp huyện; hệ thống tự gợi ý theo địa chỉ mới.
- Nhập địa chỉ chỗ ở, thông tin người lưu trú: họ tên, số định danh cá nhân, thời gian từ ngày nào tới ngày nào, lý do lưu trú như thăm thân, chữa bệnh, công tác.
- Kiểm tra lại số định danh của khách, vì sai một số là hệ thống không khớp với cơ sở dữ liệu dân cư.
- Gửi và lưu lại mã hồ sơ. Khi cần xuất trình, mở lại lịch sử khai báo trong ứng dụng.
Nếu chủ hộ không dùng điện thoại thông minh, có thể khai trên cổng dịch vụ công, gọi điện, nhắn tin cho công an xã phường theo số mà công an địa phương công khai, hoặc đến trực tiếp trụ sở. Người lưu trú cũng có thể tự khai nếu chủ hộ vắng nhà.
Các tình huống trong gia đình hay gặp
Bố mẹ từ quê lên chăm cháu vài tháng. Mấy tuần đầu là lưu trú; nếu ở từ 30 ngày trở lên và có ý định ở lâu thì nên đăng ký tạm trú cho bố mẹ. Đăng ký tạm trú còn giúp ông bà tiện khi cần khám bệnh hay làm giấy tờ ở nơi mới.
Con cái về nhà bố mẹ dịp Tết. Nếu con đã chuyển thường trú đi nơi khác, về nhà bố mẹ ăn Tết vài ngày về nguyên tắc vẫn là lưu trú. Nhiều gia đình bỏ qua bước này vì là người nhà; khai một lần trên ứng dụng không tốn công và tránh rắc rối nếu khu dân cư có đợt kiểm tra.
Bạn bè ngủ lại sau buổi tiệc. Một đêm ngủ lại cũng là lưu trú theo luật. Ở chung cư, bảo vệ toà nhà có thể ghi nhận người ra vào; khai báo là cách đơn giản để đúng quy định.
Cho thuê phòng ngắn ngày qua ứng dụng. Nhà cho thuê ngắn ngày, homestay là cơ sở lưu trú; chủ phải khai báo cho từng khách, và hoạt động kinh doanh lưu trú còn có điều kiện riêng về an ninh trật tự, phòng cháy. Cho thuê như một hoạt động thường xuyên thì nên tìm hiểu kỹ quy định kinh doanh trước khi đăng phòng.
Khách là người nước ngoài: chặt hơn và có thời hạn tính bằng giờ
Với người nước ngoài, luật về nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam quy định người trực tiếp quản lý cơ sở lưu trú, bao gồm cả nhà riêng cho người nước ngoài ở, phải khai báo tạm trú cho khách. Thời hạn là trong vòng 12 giờ kể từ khi khách đến, ở vùng sâu, vùng xa là 24 giờ. Khai qua trang thông tin điện tử của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh hoặc qua phiếu khai báo nộp cho công an cấp xã.
Tình huống thực tế: một gia đình ở Hà Nội cho người bạn quốc tịch Nhật ngủ lại ba đêm. Chủ nhà là người phải khai báo tạm trú cho khách, chuẩn bị hộ chiếu, trang thị thực hoặc dấu nhập cảnh của khách. Nếu người bạn đổi sang ở khách sạn, khách sạn sẽ khai tiếp. Người nước ngoài thuê căn hộ dài hạn thì chủ nhà khai khi họ bắt đầu ở, và khai lại khi họ đổi hộ chiếu, gia hạn thị thực hay chuyển đi.
Chủ nhà cho người nước ngoài thuê nên giữ bản chụp hộ chiếu, trang thị thực hoặc thẻ tạm trú của khách, lưu lại xác nhận đã khai báo. Đây cũng là tài liệu người thuê cần khi làm hồ sơ xin thẻ tạm trú hay gia hạn thị thực, vì cơ quan xuất nhập cảnh thường kiểm tra người nước ngoài đã được khai báo tạm trú đúng nơi đang ở hay chưa.
Thông báo lưu trú khác khai báo tạm vắng
Nhiều người lớn tuổi vẫn nghĩ đi đâu xa cũng phải "khai tạm vắng". Theo Luật Cư trú 2020, khai báo tạm vắng chỉ áp dụng cho một số trường hợp được luật liệt kê, như người đang chịu một số biện pháp pháp lý phải xin phép khi rời nơi cư trú, người trong diện quản lý về nghĩa vụ quân sự, hoặc người đi khỏi nơi thường trú dài ngày mà không đăng ký tạm trú ở nơi mới. Người bình thường đi công tác, đi du lịch, về quê thăm nhà vài tuần thì không phải khai tạm vắng.
Nói cách khác, chiều đi thường không cần khai, chiều đến mới cần: nơi bạn tới ở lại sẽ thông báo lưu trú cho bạn, hoặc bạn đăng ký tạm trú nếu ở lâu. Hiểu như vậy giúp tránh cảnh xếp hàng ở công an phường để làm một thủ tục mình không cần làm. Nếu không chắc mình có thuộc diện phải khai tạm vắng hay không, cách nhanh nhất là hỏi công an cấp xã nơi đang thường trú, nói rõ mình đi đâu và đi bao lâu.
Với người nước ngoài thì không có khái niệm tạm vắng theo nghĩa này. Điều cần nhớ là mỗi lần đổi nơi nghỉ, nơi mới phải khai báo tạm trú cho họ. Đi chơi xa vài hôm và ở khách sạn thì khách sạn khai; ở nhà người quen thì người quen khai. Khi quay về căn hộ đang thuê, chủ nhà nên kiểm tra thông tin khai báo vẫn còn hiệu lực hay cần khai lại theo hướng dẫn của công an địa phương.
Những lỗi nhỏ làm hỏng việc lớn
Khai sai địa chỉ sau sáp nhập. Từ 1/7/2025, nhiều phường xã đổi tên và gộp lại. Khai báo theo địa chỉ cũ có thể khiến hồ sơ chuyển nhầm nơi tiếp nhận. Kiểm tra tên phường xã mới trên VNeID hoặc hỏi tổ dân phố.
Quên khai khi khách ở lâu hơn dự tính. Thông báo lưu trú có ngày kết thúc. Khách ở thêm, hãy cập nhật; ở vượt 30 ngày thì chuyển sang đăng ký tạm trú.
Nhờ người khác khai bằng tài khoản của mình. Đưa mật khẩu VNeID cho người giúp việc hay người thuê nhà để họ tự khai là rủi ro lớn hơn nhiều so với việc mất năm phút tự làm.
Nghĩ rằng người thuê tự lo. Hợp đồng thuê nhà nên ghi rõ ai làm thủ tục cư trú. Trong mọi trường hợp, chủ nhà vẫn cần xác nhận đồng ý cho người thuê đăng ký tạm trú tại chỗ ở của mình.
Câu hỏi thường gặp
Người thân về ở một đêm có cần thông báo lưu trú không?
Về nguyên tắc có, vì luật tính từ khi người đó ở lại qua đêm tại nơi không phải nơi thường trú hay tạm trú của họ. Nhiều gia đình bỏ qua với người ruột thịt, nhưng khai trên VNeID chỉ mất vài phút và giúp tránh bị nhắc nhở khi khu dân cư kiểm tra.
Nếu chủ nhà đi vắng thì ai khai báo?
Luật Cư trú cho phép người đến lưu trú tự thông báo khi chủ hộ hoặc người quản lý chỗ ở không có mặt. Khách có thể khai trên VNeID bằng tài khoản của mình, ghi rõ địa chỉ và tên chủ hộ, rồi báo lại cho chủ nhà biết đã khai.
Thông báo lưu trú có phải nộp lệ phí không?
Thông báo lưu trú là thủ tục khai báo đơn giản và theo hướng dẫn công khai hiện nay không thu lệ phí. Nếu ai đó đề nghị thu tiền để khai giúp, đặc biệt qua điện thoại hay mạng xã hội, hãy cảnh giác và tự làm trên ứng dụng chính thức.
Người nước ngoài ở khách sạn có phải tự khai báo tạm trú không?
Không. Khách sạn, nhà nghỉ, homestay là cơ sở lưu trú và phải khai báo tạm trú cho khách nước ngoài trong thời hạn luật định. Khách chỉ cần đưa hộ chiếu có thị thực hoặc thẻ tạm trú để cơ sở nhập thông tin, rồi nhận lại giấy tờ.
Sinh viên thuê trọ phải làm gì?
Thuê trọ ở lâu dài để học thì đăng ký tạm trú, không chỉ thông báo lưu trú. Sinh viên tự nộp trên VNeID hoặc cổng dịch vụ công, chủ trọ xác nhận đồng ý. Đăng ký tạm trú còn có ích khi làm giấy tờ, mở tài khoản hay đi khám ở nơi đang học.
Không khai báo lưu trú thì bị xử lý ra sao?
Không thực hiện thông báo lưu trú là vi phạm quy định về cư trú và có thể bị xử phạt hành chính theo nghị định về trật tự, an toàn xã hội. Mức phạt cụ thể do văn bản hiện hành quy định và có thể thay đổi, nên đây là việc đáng làm đúng ngay từ đầu.