Công sở Việt Nam vận hành trên hai lớp: lớp chính thức gồm chức danh, quy trình, hợp đồng, và lớp quan hệ gồm thứ bậc tuổi tác, sự gắn bó trong nhóm, những bữa trưa và buổi liên hoan chung. Người mới chỉ nắm lớp thứ nhất thường làm đúng việc mà vẫn thấy khó hoà nhập; người hiểu cả lớp thứ hai sẽ thấy mọi việc trôi chảy hơn nhiều.
Bài này dành cho người mới vào làm ở công ty Việt Nam: người Việt chuyển từ công ty nước ngoài sang, Việt kiều về làm việc, chuyên gia nước ngoài làm cùng hoặc quản lý đội ngũ người Việt. Mỗi công ty một khác, công ty khởi nghiệp khác hẳn doanh nghiệp nhà nước; những gì dưới đây là mặt bằng chung đủ để bạn đọc được tình huống trong vài tuần đầu.
Sếp trong công sở Việt: người quyết định và người "anh cả"
Trong nhiều công ty Việt Nam, quyền quyết định tập trung ở cấp trên nhiều hơn so với các công ty phương Tây có cấu trúc phẳng. Nhân viên thường chờ sếp chốt trước khi làm, và ít khi tự quyết ra ngoài phạm vi được giao. Người nước ngoài làm quản lý hay thấy nhân viên "thiếu chủ động"; thật ra nhiều khi nhân viên chỉ chưa chắc mình có được phép quyết hay không.
Bên cạnh vai trò quản lý, sếp người Việt thường được kỳ vọng quan tâm đến đời sống nhân viên: hỏi han khi nhân viên có chuyện gia đình, đi đám cưới, đám hiếu của nhân viên, mời cả phòng ăn uống khi có dịp. Mối quan hệ giống "anh chị cả" trong gia đình hơn là quan hệ hợp đồng thuần tuý. Sếp làm tốt vai này được nhân viên gắn bó lâu, sẵn sàng làm thêm khi cần.
Với người làm quản lý, điều này có nghĩa là nói rõ phạm vi nhân viên được tự quyết, khen công khai và góp ý riêng, và dành thời gian cho những dịp không phải công việc. Với nhân viên mới, điều này có nghĩa là hỏi trước khi làm những việc chưa rõ ai quyết, và báo cáo tiến độ thường xuyên hơn bạn nghĩ là cần.
Họp hành: ai nói, khi nào nói và quyết ở đâu
Người có vai cao thường nói trước và nói nhiều. Trong cuộc họp có sếp, nhân viên trẻ thường ít lên tiếng, nhất là khi ý kiến của mình khác sếp. Đó không phải vì họ không có ý mà vì phản bác trước đông người là làm sếp mất mặt.
Ý kiến thật thường đến sau cuộc họp. Nhiều quyết định được chuẩn bị qua các cuộc nói chuyện riêng trước họp và được chỉnh lại qua tin nhắn sau họp. Muốn đề xuất một việc lớn, gặp riêng người quyết định trước cuộc họp thường hiệu quả hơn đưa thẳng ra họp.
Muốn nghe nhân viên nói, phải mở cửa cho họ. Quản lý muốn đội ngũ góp ý nên hỏi từng người cụ thể, hỏi người nhỏ tuổi trước để họ không bị ý sếp dẫn dắt, hoặc cho góp ý bằng văn bản trước buổi họp.
Biên bản và việc cần làm nên gửi bằng chữ. Sau họp, một tin nhắn tóm tắt ai làm gì, hạn khi nào giúp tránh tình trạng ai cũng gật đầu nhưng không ai làm. Đây là điều nhiều quản lý làm lâu ở Việt Nam coi là thói quen quan trọng nhất.
Họp dài không có nghĩa là họp kém. Những cuộc họp nội bộ ở nhiều công ty Việt kéo dài hơn dự kiến vì có phần hỏi han, bàn chuyện bên lề. Phần đó giúp giữ quan hệ trong nhóm. Muốn họp gọn, gửi trước nội dung cần quyết và giới hạn thời gian ngay từ lúc mời họp.
Bữa trưa và giờ nghỉ: nơi quan hệ được xây
Ăn trưa cùng nhau là một nghi thức của công sở Việt. Đồng nghiệp rủ nhau ra quán cơm gần công ty, gọi cơm hộp về ăn chung một bàn, hoặc mang cơm nhà đi và chia nhau thức ăn. Những bữa trưa này là nơi người ta kể chuyện nhà, chuyện con cái, và cũng là nơi thông tin trong công ty được truyền đi. Người luôn ăn trưa một mình trước máy tính sẽ dần đứng ngoài những câu chuyện đó.
Bạn không cần đi ăn trưa với nhóm mọi ngày, nhưng tham gia đều đặn trong vài tuần đầu giúp hoà nhập nhanh hơn mọi buổi giới thiệu chính thức. Sau bữa trưa, nhiều người ngủ trưa tại chỗ; giữ yên lặng trong khoảng thời gian này là phép lịch sự.
Nếu bạn có lý do ăn riêng như ăn kiêng, ăn chay, cứ nói rõ; đồng nghiệp sẽ chọn quán có món hợp hoặc rủ bạn đi cùng dù bạn mang cơm riêng. Giờ giải lao buổi chiều thường có trà, cà phê, đồ ăn vặt chung. Người mang bánh trái đến chia cho cả phòng, nhất là sau chuyến đi xa, được quý. Gọi trà sữa hay đồ ăn vặt cho cả phòng vào chiều thứ sáu là thói quen ở nhiều văn phòng trẻ.
Liên hoan, du lịch công ty và tiệc cuối năm
Liên hoan phòng sau khi xong dự án, tiệc sinh nhật chung của các thành viên trong tháng, chuyến du lịch hằng năm của công ty và tiệc tất niên cuối năm là những dịp quan trọng trong công sở Việt. Nhiều công ty coi chuyến du lịch hè và tiệc tất niên là phúc lợi lớn, có cả phần văn nghệ, trò chơi, bốc thăm trúng thưởng do nhân viên tự chuẩn bị.
Tham gia những dịp này gần như được mặc định. Vắng mặt có lý do thì không sao; vắng thường xuyên sẽ bị coi là không muốn gắn bó với tập thể. Ở những buổi liên hoan có rượu bia, văn hoá mời uống, chúc rượu khá mạnh ở một số nơi. Người không uống nên nói rõ từ đầu là không uống vì sức khoẻ hay phải lái xe, vẫn nâng ly nước ngọt khi chúc. Phần lớn đồng nghiệp sẽ tôn trọng nếu bạn nói sớm và nhất quán.
Luật về nồng độ cồn khi lái xe ở Việt Nam hiện nay rất nghiêm, nên nhiều công ty tự sắp xếp xe đưa đón hay khuyến khích nhân viên đi xe công nghệ sau liên hoan. Đây cũng là lý do hợp lý để từ chối uống mà không ai thắc mắc.
Nhóm chat công việc: kênh chính, không phải kênh phụ
Ở nhiều công ty Việt Nam, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhóm chat trên các ứng dụng nhắn tin phổ biến là kênh làm việc chính, thay cho email nội bộ. Việc được giao trong nhóm chat, file được gửi qua nhóm chat, quyết định được chốt trong nhóm chat. Người mới quen làm việc bằng email cần làm quen với nhịp này, kể cả việc tin nhắn công việc đến ngoài giờ.
Vài phép lịch sự trong nhóm chat: trả lời khi được nhắc tên, dù chỉ là "dạ em nhận"; không tranh cãi dài trong nhóm chung, chuyển sang nhắn riêng khi có bất đồng; dùng "ạ", "dạ" khi trả lời cấp trên hay người lớn tuổi; không gửi nội dung riêng tư, đùa cợt vào nhóm công việc.
Về ranh giới thời gian, nhiều người Việt chấp nhận tin nhắn công việc buổi tối hay cuối tuần, nhưng không phải ai cũng thích. Người quản lý nên nói rõ việc nào cần trả lời ngay, việc nào để sáng mai; nhân viên mới nên hỏi để biết nhịp của nhóm thay vì tự đoán.
Xưng hô trong văn phòng: tuổi tác vẫn đi cùng chức danh
Trong phần lớn công ty Việt Nam, đồng nghiệp gọi nhau theo tuổi chứ không theo chức danh: anh, chị với người lớn hơn, em với người nhỏ hơn, kèm tên. Sếp trực tiếp có khi được gọi là "anh Minh", "chị Hà", hoặc thân mật hơn là "sếp". Ở doanh nghiệp lớn, cơ quan nhà nước, cấp lãnh đạo thường được gọi kèm chức danh như "anh giám đốc", "chị trưởng phòng" trong tình huống trang trọng.
Người mới vào nên hỏi tuổi hay hỏi cách xưng hô ngay từ đầu, việc này hoàn toàn bình thường. Câu "em nên gọi anh là gì ạ" không bị coi là lạ. Một khi đã xác định, giữ cách xưng hô đó nhất quán, kể cả trong nhóm chat. Công ty nước ngoài và startup có khi gọi nhau bằng tên tiếng Anh, xưng "mình", "bạn" cho phẳng; người Việt trong đó vẫn thường chuyển về anh, chị, em khi nói chuyện riêng.
Chi tiết về hệ thống xưng hô được giải thích ở chuyên mục tiếng Việt và cách xưng hô. Ở công sở, chỉ cần nhớ một điều: gọi sai theo hướng kính trọng hơn thì ít sao, gọi sai theo hướng thân mật quá dễ gây khó chịu.
Công ty nhà nước, tư nhân, nước ngoài, khởi nghiệp: nhịp khác nhau
Mức độ những điều trên thay đổi nhiều theo loại công ty. Bảng dưới là xu hướng chung, mỗi nơi cụ thể vẫn có thể khác.
| Loại tổ chức | Thứ bậc | Cách làm việc thường gặp |
|---|---|---|
| Cơ quan, doanh nghiệp nhà nước | Rõ, theo chức vụ và thâm niên | Văn bản, quy trình chặt; quyết định qua nhiều cấp |
| Doanh nghiệp tư nhân gia đình | Xoay quanh chủ và người nhà | Quyết nhanh nếu chủ đồng ý; quan hệ rất quan trọng |
| Công ty vốn nước ngoài | Phẳng hơn trên giấy | Email, quy trình theo công ty mẹ; quan hệ Việt vẫn chạy song song |
| Công ty khởi nghiệp | Phẳng, nhiều người trẻ | Nhóm chat, quyết nhanh, ranh giới giờ làm lỏng |
Người chuyển từ công ty nước ngoài sang doanh nghiệp tư nhân Việt, hoặc ngược lại, thường cần vài tháng để quen nhịp mới. Đọc kỹ cách những người lâu năm làm việc với sếp trong vài tuần đầu là cách nhanh nhất để biết công ty mình nằm ở đâu trong bảng.
Đề xuất, góp ý và xin tăng lương: cách để được lắng nghe
Người mới thường hỏi làm sao đưa ý kiến mà không bị coi là "chưa gì đã dạy đời". Kinh nghiệm chung của những người làm lâu trong môi trường Việt:
- Quan sát trước, đề xuất sau. Trong vài tuần đầu, hỏi nhiều hơn nói. Đề xuất thay đổi khi đã hiểu vì sao mọi việc đang được làm như hiện tại.
- Đề xuất riêng với người quyết định. Trình bày riêng với sếp trực tiếp trước, để sếp có thể đưa ý tưởng ra nhóm như ý của cả phòng.
- Đi kèm giải pháp, không chỉ nêu vấn đề. Nói "mình có thể thử cách này" được đón nhận tốt hơn "cách hiện nay sai".
- Ghi công cho người khác. Nhắc đến đóng góp của đồng nghiệp khi trình bày kết quả làm cả nhóm sẵn lòng ủng hộ bạn lần sau.
- Chuyện lương bàn riêng và đúng thời điểm. Xin gặp riêng, thường vào kỳ đánh giá cuối năm hay sau khi hoàn thành việc lớn, trình bày bằng kết quả cụ thể. Không so sánh lương với đồng nghiệp trước mặt sếp.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên người Việt ít phát biểu trong họp có phải vì không có ý kiến không?
Thường là không. Nhiều người ngại phản bác trước sếp và đông người. Hỏi từng người cụ thể, cho góp ý bằng văn bản trước họp, hoặc gặp riêng sau họp sẽ giúp bạn nghe được nhiều hơn. Cũng có thể để người nhỏ tuổi nói trước.
Có bắt buộc đi liên hoan, du lịch công ty không?
Không bắt buộc theo quy định, nhưng tham gia được coi là thể hiện sự gắn bó với tập thể. Vắng một lần có lý do thì bình thường; vắng thường xuyên dễ bị coi là xa cách. Không uống rượu bia thì vẫn đi và nói rõ từ đầu.
Người nước ngoài quản lý nhân viên Việt nên chú ý gì nhất?
Khen công khai, góp ý riêng, nói rõ phạm vi nhân viên được tự quyết, và xác nhận việc bằng chữ sau mỗi cuộc họp. Dành thời gian cho những dịp ngoài công việc như ăn trưa, liên hoan. Gọi nhân viên lớn tuổi kèm "anh", "chị" thay vì tên trơn.
Nhóm chat công việc nhắn ngoài giờ có phải trả lời không?
Tuỳ văn hoá từng công ty và từng nhóm. Nhiều nơi chấp nhận trả lời vào sáng hôm sau với việc không gấp. Cách tốt là hỏi quản lý trực tiếp về kỳ vọng, hoặc quan sát cách đồng nghiệp lâu năm phản hồi trong vài tuần đầu.
Có nên kết bạn mạng xã hội với đồng nghiệp người Việt không?
Rất phổ biến, nhiều đồng nghiệp sẽ chủ động kết bạn với bạn. Chấp nhận là cách thân thiện; nếu muốn giữ ranh giới, có thể hạn chế những gì họ thấy. Nhớ rằng những gì đăng công khai có thể được cả phòng đọc và bàn tán.
Người mới vào công ty Việt có cần mang quà cho cả phòng không?
Không bắt buộc ngày đầu, nhưng sau một hai tuần, mời cả phòng trà sữa hay bánh trái là cách làm quen được ưa. Sau chuyến đi xa đầu tiên, mang đặc sản về chia cả phòng là thói quen nên theo.